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困った事にならない為に!

提案書・見積の見極め

呼ぶ業者が決まり、提案書や見積などを貰います。複数業者を呼んだ場合には同じRFPを提示したハズなのに様々な提案書や見積が出てきます。
何を基準として判断すれば良いのでしょう。おおまかな比較・検討ポイントを御紹介します。

(提案書)
  • 1. 依頼したRFP内容がすべて提案書に反映されているか?
  • 2. 提案書の文言は判り易くなっているか?
(見積書)
  • 3. 口頭で聞いていた概算費用と乖離していないか?
  • 4. 導入後に掛かる費用をキチンと明示してあるか?
(契約)
  • 5. 提案書や見積比較で業者選定が出来た。でも契約までして良いのか?
気をつけるポイント
1. 依頼したRFP内容がすべて提案書に反映されているか?
なぜ気をつけなければならないのか。答えはキチンとコミュニケーションが取れる相手かを判断する為です。
依頼した内容を間違って判断されていた場合はその後も同じ様な事が続いていくケースが多いのです。当然出来あがったシステムは間違った認識に基づいて作成されている為に御客様にとって不幸な結果になります。
またもっと当然の事ですがRFPの内容自体を理解出来ていない業者のふるいわけもあります。
但し、御客様の作成したRFP自体に問題があるケースもあります。その場合は、一概に業者が悪い訳でも無いということになりますので、双方が歩み寄れる信頼関係を作れれば大丈夫な部分もあります。そんな事にならない様、RFPをしっかりと作成する事が重要です。
2. 提案書の文言は判り易くなっているか?
1. にも付随する事ですが、システム関係は専門用語がとても多いです。詳しい方なら問題ありませんが、普通は何を指しているのかさえ判らない用語が沢山あります。
説明時に判り易く口頭説明でもされていれば良いですが、そのまま専門用語をまくしたてる様では、先行きが不安になります。
長い付き合いになるかも知れないので相手に判る言葉を使えない業者はやはり問題も多い事がよくあります。
提案書や見積を比較・検討する時、目安としておきましょう。
3. 口頭で聞いていた概算費用と乖離していないか?
通常は概算費用は高めの費用で説明します。正式見積がイキナリ高くなったらマズイ為です。また著しく概算費用より下がった場合も注意が必要です。
納得出来る説明があれば別ですが、安く成り過ぎた場合は大抵重要な事が抜けているケースが多い為です。
目安として概算費用からプラスマイナス30%程度であればまず妥当と考えます。
4. 導入後に掛かる費用をキチンと明示してあるか?
導入時の費用だけ記述されているが、その後の費用が明示されていない場合、注意が必要です。
昔は導入時に多額の費用が掛かっていたのでその後の費用はそんなに目立たなかったのですが、最近はハードウェアなどが低価格になった為に導入後の費用が目立つ様になってきました。
契約を欲しいが為に、導入後の費用を明示しない業者が増えています。導入してしまえば「維持費用がこれだけ掛かります」と業者に言われてしまえば、やむを得ないので支払うしか無いと言う事態になってしまいがちです。
5. 提案書や見積比較で業者選定が出来た。でも契約までして良いのか?
RFPはあくまで概要です。業者選定において比較・検討するには十分ですが概要だけでは良いシステム導入は出来る保証がありません。
RFPを元に、要求定義書を作成する必要があります。業者からは要件定義書と言う資料が出てきます。
この段階になると業者は要件定義書作成の費用を求めてくると思いますが、良いシステムを作成する為には必要ですし、後になって費用増にもならない事にも繋がりますので契約しましょう。
また業者から提出された要件定義書で他の業者にその先を依頼する事も可能になります。(当然業者としてはイヤなパターンですが)
ここでも外部のコンサルタントなどにサポートして貰えばより安心なシステム導入に繋がります。
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