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困った事にならない為に!

依頼事項の伝え方

システム導入をする場合、普通「改善したい点」「発展させたい点」などがあって導入します。複数の業者からより良い業者選定をしなければならないのですが、依頼をいかに正確に業者に伝えるかは御客様次第となります。
良い業者だとしても御客様の要望が正確に伝わっていなければ、業者から出てくる提案書や見積書は御客様のニーズに合わないものになりますし、比較検討すら出来ない場合が往々にしてあります。
業者に依頼事項を正確に伝えたい場合、RFPと呼ばれる資料を作成し、業者はRFPを元に提案書を作成します。
但しRFPとはあくまで概要を記述したものである為、業者選定には十分ですが、業者選定後には要求定義書と呼ばれる資料を元に要件定義書を業者に作成して貰う事が必要となります。

(社内事前準備として)
  • 1. 社内の意見・要望を事前にまとめておく
  • 2. 現在のシステムの良い所・悪い所を明確にしておく
  • 3. 予算上限目安を決めておく
  • 4. 依頼事項を「RFP」としてまとめ業者に渡す。自社だけで作成出来ない場合、コンサルタントなどに依頼や相談して整理しておく
気をつけるポイント
1. 社内の意見・要望を事前にまとめておく
大概の御客様の場合、システム導入担当者に任命される方が居ます。担当者がそれだけを仕事としていれば良いですが普通は正規の業務があり、合間にシステム導入の担当者となるケースが殆どです。
担当者は専属では無い為、自分の周辺部署などの意見・要望は汲み取り易いのですが、あまり関係の薄い部署の意見・要望は汲み取り切れないケースが多々あります。
その場合、もっと効率を上げられたのにとか、後から発覚した為に導入費用が増加したなど様々な問題が出てきます。
2. 現在のシステムの良い所・悪い所を明確にしておく
現在システムを使用しているのであれば、すべてが悪い事ばかりと言うケースは稀で何かしら良い所があると思います。
また既にシステムを使用している担当者も操作に慣れており、効率が高くなっているのが普通です。
新システムに入替た時、操作性がまったく変わってしまったら、効率は低下します。良い所・悪い所は業者にも理解して貰い、より良い提案をして貰う為にもまとめておきましょう。
但し、余り拘ると発展性が無くなる事もありますので、譲れる所・譲れない所の切り分けも大事です。
3. 予算上限目安を決めておく
システム導入によって「効率化」や「業容拡大」の効果が上がる事は少なくはありません。
但し費用対効果を考えないと、幾ら効率化が図れたとしても掛かった費用が上回ってしまえば投資効果はマイナスになってしまいます。
費用を掛ければそれだけ良いものになるケースも多いですが、キチンと目安を決めておきましょう。
また業者に依頼する時も予算枠を提示しておけば、予算枠内で良い提案をしてくれる事も多いです。
4. 依頼事項を「RFP」としてまとめ業者に渡す。自社だけで作成出来ない場合、コンサルタントなどに依頼や相談して整理しておく
RFPを作成するメリットは2つ有ります。
1つは「社内での目的意識が明確になる」であり、もう1つは「業者選定の材料」となる為です。
複数の業者を呼び、提案を貰うのですが同じRFPを渡しても、提出される提案書や見積は様々です。
RFPに記述されている内容をキチンと盛り込んでいるかで業者判断も出来ますし、価格・サービスなどを比較する時に役立ちます。
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